POLUMANA^®-APP DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Unsere Vertriebs- / Service-Apps, mobile Außendienst-Lösungen zur Steigerung des Vertriebs- und Serviceerfolgs, sind heute für Hersteller und Handel eine leistungsstarke Basis, um Vertriebs- und Serviceprozesse zu beschleunigen und kosteneffizienter sowie präziser zu steuern. Um unseren Nutzern dieses Leistungsangebot zur Verfügung stellen zu können bzw. um unsere Leistungen an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen zu können, benötigen wir unterschiedliche Informationen / personenbezogene Daten.

Bei der Erhebung und Verarbeitung dieser Daten beachtet die blue-zone GmbH selbstverständlich die rechtlichen Vorgaben und Grundsätze der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO). Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Verwendung unserer Software. Personenbezogene Daten sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen und Nutzerverhalten.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

blue-zone GmbH
Am Oberfeld 1
83026 Rosenheim
Deutschland

Telefon: +49 8031 61929-00
Telefax: +49 8031 61929-99
E-Mail: kontakt@blue-zone.io

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Datenschutzdoktor Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Arndtstraße 4
90419 Nürnberg

Telefon: 0911 13 34 99 12
Email: info@datenschutzdoktor.de

3. Kontaktaufnahme per E-Mail / Telefon / Kontaktformular / Post

(1) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns werden die von Ihnen mitgeteilten Daten, wie bspw. die allgemeinen Kontaktinformationen Ihres Unternehmens und die Kontaktdaten Ihres Mitarbeiters von uns gespeichert und verwendet, um Ihre Anfrage beantworten zu können.

(2) Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder – im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken wir die Verarbeitung dieser Daten bis zur endgültigen Löschung ein.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist – je nach dem Grund Ihrer Kontaktaufnahme – die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen der Anbahnung / Abwicklung oder Erfüllung eines Vertrags gem. Art. 6 Absatz 1 S. 1 b) oder unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung eines Kommunikationswegs für allgemeine Anfragen gem. Art. 6 Absatz 1 S. 1 f) DSGVO.

(3) Wir weisen darauf hin, dass eine E-Mail nicht zwingend ausreichend sicher ist. Senden Sie uns daher bitte keine vertraulichen Angaben / Daten per E-Mail, sondern wählen Sie dafür besser den Postweg oder verwenden Sie das Kontaktformular der Homepage. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für unverlangt zugesendete Daten / E-Mails keine Haftung übernehmen.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Herunterladen unserer Software

(1) Beim Herunterladen unserer Software über einen App Store, werden die zum Download erforderlichen Informationen, insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer Ihres Accounts, Zeitpunkt des Downloads und die individuelle Gerätekennziffer an den jeweiligen App Store übertragen und von diesem verarbeitet. Auf diese Datenverarbeitung haben wir keinerlei Einfluss und können daher auch keine Verantwortung über den Umfang und die Dauer der Datennutzung übernehmen. Für weitergehende Informationen wenden Sie sich bitte an den Betreiber des entsprechenden App Stores. Wir speichern und nutzen in diesem Fall die erhobenen Daten nur, soweit es für das Herunterladen der Software auf Ihr Endgerät technisch notwendig ist.

(2) Beim Herunterladen der Software über eine Cloud-Plattform, werden die hierzu erforderlichen Informationen wie beispielsweise Ihre IP-Adresse oder der Zeitpunkt des Downloads an die jeweilige Cloud-Plattform übertragen und von dieser verarbeitet. Auf diese Datenverarbeitung haben wir keinerlei Einfluss und können daher auch keine Verantwortung über den Umfang und die Dauer der Datennutzung übernehmen. Für weitergehende Informationen wenden Sie sich bitte an den Betreiber der Cloud-Plattform.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Software

(1) Bei der Verwendung unserer Software erhebt und verarbeitet unsere Software personenbezogene Daten, um mithilfe Ihrer Eingaben einen persönlichen Account erstellen zu können. Hierbei werden insbesondere Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum des Nutzers, die im Rahmen der Anmeldung und der Erstellung Ihres Nutzerprofiles durch die Software abgefragt werden, gespeichert und verarbeitet. Diese Daten werden durch uns bzw. den Hosting-Anbieter verarbeitet, um Ihnen eine komfortable Nutzung aller Funktionen und Inhalte der Software zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen der Anbahnung / Abwicklung oder Erfüllung eines Vertrags gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO und/oder unser bzw. das berechtigte Interesse des Hosting-Anbieters gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO Ihnen eine komfortable Nutzung aller Funktionen und Inhalte der Software zu ermöglichen.

(2) Bei der Verwendung unserer Software erhebt und verarbeitet unsere Software diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie selbst in Ihrem persönlichen Account hinterlegen. Grundsätzlich werden insbesondere Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum des Nutzers gespeichert und verarbeitet. Projektbezogen können diese Angaben erweitert werden und können/müssen dann zusätzlich vom Nutzer eingegeben werden. Diese Daten werden durch uns bzw. den Hosting-Anbieter verarbeitet, um Ihnen eine komfortable Nutzung aller Funktionen und Inhalte der Software zu ermöglichen.

Sie können Ihre in der Software gespeicherten personenbezogenen Daten stets in Ihrem eigenen Benutzer-Account einsehen und ggf. anpassen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen der Anbahnung / Abwicklung oder Erfüllung eines Vertrags gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO und / oder das berechtigte Interesse des Hosting-Anbieters gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO Ihnen die Funktionen der Software bereitzustellen.

(3) Unsere Software erhebt ausschließlich solche personenbezogenen Daten, die für einen einwandfreien Ablauf / Funktion der Software notwendig sind. Demzufolge kann ggf. die Löschung einzelner personenbezogener Daten in Ihrem Account leider nicht erfolgen. Es steht Ihnen jedoch selbstverständlich jederzeit frei, Ihren bei uns vorhandenen Account und alle hierfür gespeicherten personenbezogenen Daten vollständig zu löschen, soweit wir bzw. der Hosting-Anbieter nicht aus anderen gesetzlichen Gründen zur Aufbewahrung verpflichtet oder zeitlich begrenzt berechtigt sind.

(4) Die Erhebung der folgenden Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen die Funktionen unserer Software anbieten bzw. die Stabilität und Sicherheit umfänglich gewährleisten zu können.

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage und der Logins
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen der Anbahnung / Abwicklung oder Erfüllung eines Vertrags gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO und / oder unser bzw. das berechtigte Interesse des Hosting-Anbieters gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO an der Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer Software für den einzelnen Nutzer.

(5) Zum Zwecke des Betriebs der Software, zum Zwecke der Erbringung von Supportdienstleitungen und damit weitere Leistungen wie Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazitäten, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen in Anspruch genommen werden können, ist es erforderlich, dass Hosting-Leistungen von Drittanbietern genutzt werden. Wir bzw. der Hosting‑Anbieter verarbeitet hierbei insbesondere Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten und Meta- und Kommunikationsdaten von Nutzern dieser App.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen der Anbahnung / Abwicklung oder Erfüllung eines Vertrags gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO oder die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen unseres bzw. des berechtigten Interesses des Hosting-Anbieters gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO, einen effizienten und sicheren Betrieb der Software gewährleisten zu können.

(6) Mit Zugriff auf die Server des Hosting-Anbieters, auf denen sich unsere Dienste befinden, werden sogenannte Server-Logfiles durch den Hosting-Anbieter erfasst. Die Zugriffsdaten bestehen unter anderem aus dem Datum und Uhrzeit des Abrufs, der übertragenen Datenmenge, der Meldung über den erfolgreichen Abruf, dem Betriebssystemtyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers und der IP-Adresse. Wir bzw. der Hosting-Anbieter nutzt diese Daten zur Darstellung und Auslieferung der Inhalte sowie zu statistischen Zwecken.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Zulässigkeit im Rahmen unseres bzw. des berechtigten Interesses des Hosting-Anbieters gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO mithilfe der Daten die Zugriffe auf die Server nachvollziehen zu können und das Angebot ständig verbessern zu können.

(7) Wir benutzen die TrueDepth API ( https://support.apple.com/en-us/HT208108) um bestimmte AR Funktionen in der App zu ermöglichen. Diese Informationen werden ausschließlich zur Verbesserung der Benutzererfahrung verwendet. Die TrueDepth Daten verlassen dabei niemals das Gerät. Diese Informationen werden von uns weder gespeichert, verarbeitet oder an Dritte weitergeben.

6. Ihre Rechte

(1) Sie haben hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten uns gegenüber folgende Rechte:

• Recht auf Berichtigung und Löschung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

(2) Ob und inwieweit diese Rechte im Einzelfall vorliegen und / oder durchgesetzt werden können und welche Bedingungen konkret gelten, ergibt sich aus dem Gesetz, insbesondere aus der DSGVO und dem BDSG-neu.

(3) Für Datenverarbeitungen die auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung erfolgen, haben Sie jederzeit das Recht, die erteilte Einwilligung gem. Art. 7 Abs.3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Ihr Widerruf kann gegenüber der oben genannten verantwortlichen Stelle erfolgen.

(4) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. In diesem Falle können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der genauen Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen. Ihr Widerspruch kann gegenüber der oben genannten verantwortlichen Stelle erfolgen.

(5) Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen zu beschweren.

7. Übermittlungen in Drittländer

Eine Weitergabe in Drittländer außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

8. Löschung von Daten

(1) Nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO werden die von uns verarbeiteten Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich etwas Abweichendes erklärt wird, werden die bei uns gespeicherten Daten unverzüglich gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Grundsätzlich gelten folgende Mindestspeicherdauern für die jeweiligen Datenkategorien:

• 3 Jahre zum Jahresende: Vertragsrelevante Daten und Technische Daten
• 10 Jahre: Steuer- & Zahlungsrelevante Daten

Kann eine Löschung der Daten nicht erfolgen, weil diese für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. Ist die Verarbeitung der Daten eingeschränkt, werden diese gesperrt und können nicht für andere Zwecke verarbeitet werden. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

(2) Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

9. Übermittlung von Daten an Dritte / Kategorien von Empfängern

(1) Sofern wir im Rahmen der Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenlegen, Daten an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Basis einer gesetzlichen Grundlage, Ihrer Einwilligung, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen. An staatliche Stellen geben wir Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Pflichten oder aufgrund einer behördlichen Anordnung oder gerichtlichen Entscheidung weiter und nur, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

(2) Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

(3) Grundsätzlich sind folgende Empfänger / Kategorien von Empfängern an der Verarbeitung der Daten beteiligt:

• Bankinstitute zwecks Begleichung und Einziehung von Zahlungsforderungen
• Steuerberatungsgesellschaft zwecks steuerlicher und/oder buchhalterischer Bearbeitung
• Rechtsanwaltskanzlei zwecks Wahrnehmung berechtigter Interessen und Rechtsberatung
• EDV-Dienstleister im Rahmen von Wartungen unseres EDV-Systems
• Unternehmen zu Abrechnungszwecken
• Hosting‑Anbieter
• Ggf. Dritte zum Zwecke der Kontaktaufnahme (z.B. Microsoft)

10. Datensicherheit

(1) Um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte sowie unrechtmäßige Zerstörung, Verlust, Veränderung, unberechtigte Weitergabe, unberechtigten Zugriff und andere unrechtmäßige oder unberechtigte Formen der Verarbeitung nach geltendem Recht zu schützen, haben wir nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen.

(2) Unsere Maßnahmen umfassen insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Ebenso haben wir Verfahren implementiert, die die Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Weiter berücksichtigen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl unserer Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO).

(3) Alle Daten werden direkt vom Endnutzer über die Benutzung der App erhoben, über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an unsere Server übertragen und in einer entsprechend gesicherten Datenbank gespeichert.

11. Änderung der Datenschutzerklärung

Neue rechtliche Vorgaben, unternehmerische Entscheidungen oder die technische Entwicklung erfordern gegebenenfalls Änderungen in unserer Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung wird dann entsprechend angepasst. Die aktuellste Version finden Sie immer in Ihrem persönlichen Benutzer-Account, in den App-Stores oder auf unserer Homepage.

Letztes Update: Januar 2022