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Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im B2G-Bereich (Business-to-Government) und stellt die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU dar. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen im standardisierten XML-Format empfangen und verarbeiten zu können. Seit dem 18. April 2020 müssen alle Behörden in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen nach diesem Standard anzunehmen. Grundlage bildet die E-Rechnungsverordnung (ERechV), die eine einheitliche, automatisierte und papierlose Rechnungsverarbeitung ermöglichen soll. Die XRechnung basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und enthält alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form, was die Weiterverarbeitung erheblich vereinfacht. Unternehmen, die Rechnungen an Behörden stellen, sind daher verpflichtet, diese im XRechnungsformat oder einem kompatiblen Format wie ZUGFeRD 2.1 zu übermitteln – etwa über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder entsprechende Landesportale.

Seit dem 27. November 2020 besteht auf Bundesebene die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Lieferanten und Auftragnehmer, die Leistungen für Behörden des Bundes erbringen. Damit müssen Rechnungen zwingend im Format XRechnung oder einem gleichwertigen, EU-konformen Format eingereicht werden; Papier- oder PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Grundlage ist die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), mit der die EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Recht umgesetzt wurde. Ziel dieser Regelung ist eine standardisierte, digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung, die Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der öffentlichen Verwaltung erhöht. Die Übermittlung erfolgt in der Regel über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-RE.

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 22. März 2024 durch den Bundesrat wurde in Deutschland die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungsstellungspflicht im B2B-Bereich beschlossen. Damit wird die Nutzung der E-Rechnung nach dem europäischen Standard EN 16931 künftig auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, während die Pflicht zur Ausstellung solcher Rechnungen gestaffelt eingeführt wird – beginnend mit größeren Unternehmen. Mit dieser Regelung verliert die klassische Papierrechnung ihre Vorrangstellung, und der digitale Rechnungsaustausch wird zum neuen Standard. Ziel ist es, die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben, Bürokratie abzubauen und die Transparenz sowie Effizienz im Steuer- und Rechnungswesen zu erhöhen.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen gemäß dem europäischen Standard EN 16931 für alle B2B-Transaktionen. Damit müssen alle Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen – beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.1 – technisch zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtung ist Teil der schrittweisen Umsetzung der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes. Ausgenommen von der Regelung sind lediglich Rechnungen unter 250 Euro, Fahrkarten sowie Rechnungen an Verbraucher (B2C). Ziel ist die Förderung der digitalen Transformation im Rechnungswesen, die Vereinfachung steuerlicher Prozesse und die Vorbereitung auf künftige EU-weite digitale Meldepflichten.

Bis zum 31. Dezember 2026 gilt in Deutschland eine Übergangsfrist für den Versand und Empfang von Papierrechnungen sowie von elektronischen Rechnungen, die nicht den neuen Anforderungen gemäß EN 16931 entsprechen. In diesem Zeitraum dürfen Unternehmen weiterhin abweichende elektronische Formate (z. B. PDF-Rechnungen per E-Mail) verwenden – jedoch nur, wenn der Rechnungsempfänger ausdrücklich zustimmt. Diese Regelung soll Unternehmen genügend Zeit geben, ihre Systeme und Prozesse auf die neuen technischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung umzustellen. Nach Ablauf der Übergangszeit sind ausschließlich strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931, wie etwa XRechnung oder ZUGFeRD 2.1, zulässig. Ziel dieser Phase ist eine reibungslose Einführung des neuen E-Rechnungsstandards und die Vermeidung von Umstellungsproblemen im laufenden Geschäftsbetrieb.

Ab dem 1. Januar 2027 tritt in Deutschland die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen nach dem Standard EN 16931 auszustellen. Damit endet für diese Unternehmen die Möglichkeit, Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien zu verwenden – zulässig sind nur noch strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.1 (mit EN-16931-Konformität). Diese Maßnahme ist Teil der gestaffelten Einführung der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes und soll die Digitalisierung, Automatisierung und Transparenz im unternehmerischen Rechnungswesen weiter fördern. Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb dieser Grenze profitieren bis Ende 2027 weiterhin von der Übergangsregelung.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich auch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro. Damit endet die Übergangsregelung vollständig, und alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 ausstellen und empfangen können. Die Nutzung von Papierrechnungen oder nicht strukturierten Formaten wie PDF ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig. Diese finale Phase der im Wachstumschancengesetz verankerten Einführung soll sicherstellen, dass der elektronische Rechnungsaustausch flächendeckend im deutschen Geschäftsverkehr umgesetzt wird. Ziel ist eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse, eine Verringerung des Verwaltungsaufwands sowie eine bessere Nachvollziehbarkeit steuerrelevanter Daten.